Lunidata Blog di Stefano Tonelli

La mia lunga e inusuale assenza dal blog di queste prime settimane del 2010 è stata determinata dalla necessità di concretizzare i progetti messi in cantiere a dicembre, i quali prevedevano l’utilizzo di alcune nuove tecnologie che hanno richiesto tempi di setup un po’ dilatati. In questi giorni di intenso lavoro ’sul campo’ ho potuto ulteriormente constatare come la gestione dei sistemi informatici in aziende e uffici sia spesso trascurata e improvvisata. Nonostante l’IT sia sempre di più strumento indispensabile per il business, capita non di rado di verificare situazioni di ambienti eterogenei e privi di controllo, dove la mancanza di una guida di riferimento per gli operatori legittima i singoli a effettuare, per esempio, qualsiasi installazione di software sulle macchine che utilizzano.

Una corretta gestione del sistema informatico dovrebbe invece prevedere, anche nelle microaziende e nei piccoli uffici, la figura di un responsabile di sistema - non necessariamente un tecnico - il quale dovrebbe effettuare attività di programmazione e controllo. Senza scomodare onerose procedure di IT management, è possibile gestire correttamente un sistema IT in azienda svolgendo con metodo e costanza le seguenti attività:

• Elaborare un documento che fornisca indicazioni puntuali sulle modalità da seguire per l’utilizzo del sistema da parte degli operatori
• Compilare un elenco dei software installabili sulle macchine e verificare periodicamente che non vengano installati prodotti non autorizzati
• Gestire correttamente il rapporto con i fornitori e pretendere il rilascio di relazioni tecniche dettagliate al termine di ogni intervento tecnico
• Verificare che ogni dato presente sul sistema sia coperto da rischi tramite adeguati software di sicurezza e politiche di backup
• Mantenere l’omogeneità del sistema pianificando e isolando dalle contingenze gli acquisti di nuovi prodotti e tecnologie
• Dotare la rete di un sistema di content filtering per limitare l’accesso tramite Internet a risorse non adeguate alle necessità dell’attività svolta

Questi punti rappresentano una base minima e irrinunciabile per la corretta gestione di un sistema informatico: l’esecuzione di queste attività da parte del responsabile IT riduce notevolmente i possibili rischi di perdita dei dati e permette una maggiore efficacia e produttività dei sistemi e degli operatori che li utilizzano.

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Il server è di norma quella macchina che fornisce un servizio a computer o utenti in rete. È un ruolo importante che tuttavia spesso è svolto con discrezione da macchine sistemate in bui sgabuzzini o sottoscala. Il server è un apparecchio che fa molto e chiede poco; è come un vecchio amico, quando ne hai bisogno sai dove trovarlo.

Questa descrizione romantica dovrebbe facilitare l’umanizzazione della macchina (del ‘ferro’ per usare il gergo dei venditori) con l’obiettivo di tentare uno scambio di ruoli. Come ci sentiremmo noi nel svolgere il ruolo del server? E come ci sentiremmo se,nonostante il ruolo, fossimo consapevoli che, in realtà, non abbiamo alcuna utilità?

Tra le aziende alle quali ho offerto la mia consulenza, ce n’è una che ha, tra gli altri, un server che non serve a nulla. Si tratta di una macchina piuttosto prestazionale e di un brand famoso (tre lettere…), immagino quindi che l’azienda avrà dovuto sborsare una certa cifra per acquistarla. Immagino anche che costerà una certa cifra annuale per l’energia elettrica che consuma, visto che è accesa 24 ore su 24. La sua utilità però è pari a zero. Insomma: potremmo spegnerla e nessuno se ne accorgerebbe.

Non è la prima volta che mi capita di rendermi conto di sprechi e sotto-utilizzazione di software e attrezzature informatiche, anche se evidentemente questo è un caso limite. La causa di queste situazioni di solito è da ricercare nella miopia di alcuni manager o titolari, molto disponibili a farsi abbindolare dai ‘venditori’ e spesso meno inclini ad affidarsi a consulenti che operano con serietà e passione per il proprio lavoro.

Nei corsi di vendita si parla spesso della situazione win-win, cioè quella modalità dove entrambi, venditore e acquirente, hanno vantaggi nel concludere la transazione. Ma è possibile considerare un vantaggio anche la sensazione di soddisfazione di quel cliente che crede erroneamente di aver concluso un buon affare?

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